Astuce :
Organiser une conférence en ligne : trucs et astuces

Télétravail et visioconférence, notre nouveau quotidien (source: pixabay)

Organiser une conférence est complexe. Mais organiser une conférence en ligne... c'est TRÈS complexe. Si l'ordinateur qui diffuse la conférence plante... comment prévenir l'audience ? La moindre erreur technique fait d'avantage peur car il devient plus difficile de rebondir et d’expliquer l'issue à la 'salle'. Aujourd'hui je vous propose un partage de toutes les stratégies envisagées pour l'organisation de Meet-4EU+. Voyons donc deux stratégies gagnantes pour organiser une conférence en ligne.

Avant d'aller plus loin dans cet article je tiens à remercier l'association E-bigo de Rennes à qui j'ai largement piqué les astuces que je vous explique aujourd’hui !

Les questions à se poser avant tout

Combien d'organisateurs êtes vous ? Plus vous êtes nombreux et bien organisés dans l'équipe plus il se sera possible d'envisager une gestion lourde.

Avez vous l'habitude des streams Youtube ? de Discord ? OBS ? Zoom ? Bien souvent utiliser l'outil que vous connaissez déjà évite les mauvaises surprises. Mieux vaut faire simple sur ce que vous connaissez que de se lancer sur plusieurs inconnues techniques qui pourront réserver des surprises.

Avez-vous un assez bon débit internet pour diffuser en direct ? Si non, mieux vaut éviter les streams en direct et préférer un Zoom/Teams ou un Discord !

Combien de participants espérez-vous ? Si plus de 100 il faudra peut-être investir dans un abonnement particulier (Zoom demande un compte spécial pour plus de 100 participants).

Vos présentateurs acceptent-ils le direct ? Soyez prudent et anticipez cette question. Il est impératif d'envoyer les autorisations de stream en direct public une bonne semaine en avance pour être sûr d'avoir tout le monde et bien prévenir tout le monde que c'est en direct ou que ce sera enregistré et mis sur une plateforme.

Stratégie 1 : Le Zoom de groupe

Quand votre équipe technique est en faible nombre (3-4) ou que vos compétences techniques sont limitées, la solution la plus commune reste un bon vieux Zoom de groupe pour la journée. Quelques points importants à regarder pour choisir cette solution.

Combien de participants à la conférence ? Regarder la taille de votre abonnement en fonction.

L'identifiant de la réunion est-il le bon ? Petite anecdote personnelle où nous avions partagé le mauvais identifiant de réunion pour une conférence et donc dû la re-paramétrer le matin même...

Bien paramétrer le Zoom : Voici les paramètres important à regarder pour une conférence en ligne fluide à mon sens. Couper le micro de tout le monde par défaut en arrivant sur la réunion, la webcam aussi. Autoriser le partage d'écran à tous. Choisir si les gens peuvent entrer avec ou sans autorisation de l'hôte.

Enregistrement ou non ? Détail un peu innocent, mais une vidéo prend de la place, s'assurer la veille d'avoir de la place sur son disque dur pour l'enregistrement est pas un mal, j'ai failli perdre un cours comme ça (oups ?).

Les avantages de cette solution : Assez facile à la mise en place, tout le monde connais l'outil ou presque après une année de galère et donc le minimum de soucis technique en échange d'une conférence privée efficace. Malheureusement la conférence sera peu accessible au public et il faudra ensuite éventuellement poser les vidéos quelque part pour les gens ayant loupé le direct.

Stratégie 2 : Le stream Youtube/Facebook

Si jamais vous voulez faire du direct, la logistique à mettre en place est plus compliquée et demande une équipe soudée et bien organisée. Pour cela un noyau de 5/6 personnes habituées me semble absolument indispensable. Il vous faudra alors 3 outils : un canal pour faire la vidéo, un outil pour l'envoyer en ligne et enfin une plateforme d'hébergement en direct type Youtube. Pour cela voici les possibilités conseillées par les copains de E-bigo.

Le canal pour faire la vidéo : Zoom ou Discord sont les deux meilleurs candidats pour cela. Si vous voulez que tout le monde puisse poser des questions Zoom à un coté pratique avec tout le monde au même endroit. Si Discord il y aura alors un petit salon vocal enregistré en ligne avec une vingtaine d'élus. Les autres participants de la journée seront alors sur Youtube. Il faudra alors plusieurs personnes pour relayer les questions. Cette seconde option a un coté pratique pour les évènements avec beaucoup de participants mais demande beaucoup plus de logistique et de mise en place. Tout dépend de votre capacité.

Un outil pour l'envoie en ligne du flux vidéo : les candidats pour faire cette opération sont nombreux mais beaucoup de gens convergent vers OBS. Ce petit outil est un véritable chef d'orchestre virtuel. Vous devez créer des scènes dans lesquelles mettre l'audio et la vidéo arrivant à votre PC et l'envoyer à Youtube/Facebook. L'avantage de ce type d'outil est qu'il facilite la mise en place du canal entre votre machine et ces plateformes en ligne. Il vous reste alors à bien le paramétrer (créer des transitions entre les intervenants) et se former à ces pratiques du direct un peu technique au premier abord. A noter qu'un logiciel comme celui-là demande un minimum de capacité numérique, un bon PC est donc fortement recommandé.

Un diffuseurs de vidéo en ligne : Youtube ou Facebook ou Twitch ou équivalent tel que notre bon vieux Dailymotion. Tout dépend de vos habitudes humaines. A noter que Twitch est très sélectif et demande une certaine activité pour faire un stream en haute qualité donc.. ne sera pas la bonne option pour vous. Youtube ou Dailymotion sont alors les deux meilleurs candidats pour un maximum de simplicité.

Voila, avec tout cela, vous pouvez passer à l'aire des conférences en ligne et savoir comment vous lancer !

Les avantages de cette solution : professionnelle, offre le plus d'option de présentation après un lourd cap technique à surmonter. Les vidéos sont mises sur l’hébergeur directement et donc peu d'effort à faire après la conférence. Demande une équipe technique et un peu plus de matériel mais rend l'ensemble plus accessible au grand public.

Les liens vers toutes les technos que je cite :

Je ne cite pas tout dans l'article juste des solutions simples et connues que je résume ici.

Pour créer des réunions de groupes : Zoom / Discord / Teams

Pour enregistrer les flux vidéo de votre PC : OBS studio, avec le tutos ici.

Pour diffuser le stream : Youtube / Dailymotion / Facebook

Merci aux relecteurs de la semaine : Guillaume Devailly, Zazo0o et Yoann M (deux de mes trois admins préférés hihihi).

Ps : je le jure, la capture d'écran sous mac ne vient pas de mon ordinateur.

Des bisous!

  • À propos de
  • Bioinformaticien de formation ayant complété son cursus par un master de machine learning appliqué aux langues à Nantes. Après une thèse, je suis actuellement en post-doctorat au LCQB à Paris. J'aime python, le machine learning et les techniques d'études des chromosomes.

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