Organiser une conférence en ligne : trucs et astuces

Orga­ni­ser une confé­rence est com­plexe. Mais orga­ni­ser une confé­rence en ligne… c'est TRÈS com­plexe. Si l'ordinateur qui dif­fuse la confé­rence plante… com­ment pré­ve­nir l'audience ? La moindre erreur tech­nique fait d'avantage peur car il devient plus dif­fi­cile de rebon­dir et d’expliquer l'issue à la 'salle'. Aujourd'hui je vous pro­pose un par­tage de toutes les stra­té­gies envi­sa­gées pour l'organisation de Meet-4EU+. Voyons donc deux stra­té­gies gagnantes pour orga­ni­ser une confé­rence en ligne.

Avant d'aller plus loin dans cet article je tiens à remer­cier l'association E‑bigo de Rennes à qui j'ai lar­ge­ment piqué les astuces que je vous explique aujourd’hui !

Les questions à se poser avant tout

Com­bien d'organisateurs êtes vous ? Plus vous êtes nom­breux et bien orga­ni­sés dans l'équipe plus il se sera pos­sible d'envisager une ges­tion lourde.

Avez vous l'habitude des streams You­tube ? de Dis­cord ? OBS ? Zoom ? Bien sou­vent uti­li­ser l'outil que vous connais­sez déjà évite les mau­vaises sur­prises. Mieux vaut faire simple sur ce que vous connais­sez que de se lan­cer sur plu­sieurs incon­nues tech­niques qui pour­ront réser­ver des sur­prises.

Avez-vous un assez bon débit inter­net pour dif­fu­ser en direct ? Si non, mieux vaut évi­ter les streams en direct et pré­fé­rer un Zoom/​Teams ou un Dis­cord !

Com­bien de par­ti­ci­pants espé­rez-vous ? Si plus de 100 il fau­dra peut-être inves­tir dans un abon­ne­ment par­ti­cu­lier (Zoom demande un compte spé­cial pour plus de 100 par­ti­ci­pants).

Vos pré­sen­ta­teurs acceptent-ils le direct ? Soyez pru­dent et anti­ci­pez cette ques­tion. Il est impé­ra­tif d'envoyer les auto­ri­sa­tions de stream en direct public une bonne semaine en avance pour être sûr d'avoir tout le monde et bien pré­ve­nir tout le monde que c'est en direct ou que ce sera enre­gis­tré et mis sur une pla­te­forme.

Stratégie 1 : Le Zoom de groupe

Quand votre équipe tech­nique est en faible nombre (3–4) ou que vos com­pé­tences tech­niques sont limi­tées, la solu­tion la plus com­mune reste un bon vieux Zoom de groupe pour la jour­née. Quelques points impor­tants à regar­der pour choi­sir cette solu­tion.

Com­bien de par­ti­ci­pants à la confé­rence ? Regar­der la taille de votre abon­ne­ment en fonc­tion.

L'identifiant de la réunion est-il le bon ? Petite anec­dote per­son­nelle où nous avions par­ta­gé le mau­vais iden­ti­fiant de réunion pour une confé­rence et donc dû la re-para­mé­trer le matin même…

Bien para­mé­trer le Zoom : Voi­ci les para­mètres impor­tant à regar­der pour une confé­rence en ligne fluide à mon sens. Cou­per le micro de tout le monde par défaut en arri­vant sur la réunion, la web­cam aus­si. Auto­ri­ser le par­tage d'écran à tous. Choi­sir si les gens peuvent entrer avec ou sans auto­ri­sa­tion de l'hôte.

Enre­gis­tre­ment ou non ? Détail un peu inno­cent, mais une vidéo prend de la place, s'assurer la veille d'avoir de la place sur son disque dur pour l'enregistrement est pas un mal, j'ai failli perdre un cours comme ça (oups ?).

Les avan­tages de cette solu­tion : Assez facile à la mise en place, tout le monde connais l'outil ou presque après une année de galère et donc le mini­mum de sou­cis tech­nique en échange d'une confé­rence pri­vée effi­cace. Mal­heu­reu­se­ment la confé­rence sera peu acces­sible au public et il fau­dra ensuite éven­tuel­le­ment poser les vidéos quelque part pour les gens ayant lou­pé le direct.

Stratégie 2 : Le stream Youtube/​Facebook

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Si jamais vous vou­lez faire du direct, la logis­tique à mettre en place est plus com­pli­quée et demande une équipe sou­dée et bien orga­ni­sée. Pour cela un noyau de 5/​6 per­sonnes habi­tuées me semble abso­lu­ment indis­pen­sable. Il vous fau­dra alors 3 outils : un canal pour faire la vidéo, un outil pour l'envoyer en ligne et enfin une pla­te­forme d'hébergement en direct type You­tube. Pour cela voi­ci les pos­si­bi­li­tés conseillées par les copains de E‑bigo.

Le canal pour faire la vidéo : Zoom ou Dis­cord sont les deux meilleurs can­di­dats pour cela. Si vous vou­lez que tout le monde puisse poser des ques­tions Zoom à un coté pra­tique avec tout le monde au même endroit. Si Dis­cord il y aura alors un petit salon vocal enre­gis­tré en ligne avec une ving­taine d'élus. Les autres par­ti­ci­pants de la jour­née seront alors sur You­tube. Il fau­dra alors plu­sieurs per­sonnes pour relayer les ques­tions. Cette seconde option a un coté pra­tique pour les évè­ne­ments avec beau­coup de par­ti­ci­pants mais demande beau­coup plus de logis­tique et de mise en place. Tout dépend de votre capa­ci­té.

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Un outil pour l'envoie en ligne du flux vidéo : les can­di­dats pour faire cette opé­ra­tion sont nom­breux mais beau­coup de gens convergent vers OBS. Ce petit outil est un véri­table chef d'orchestre vir­tuel. Vous devez créer des scènes dans les­quelles mettre l'audio et la vidéo arri­vant à votre PC et l'envoyer à Youtube/​Facebook. L'avantage de ce type d'outil est qu'il faci­lite la mise en place du canal entre votre machine et ces pla­te­formes en ligne. Il vous reste alors à bien le para­mé­trer (créer des tran­si­tions entre les inter­ve­nants) et se for­mer à ces pra­tiques du direct un peu tech­nique au pre­mier abord. A noter qu'un logi­ciel comme celui-là demande un mini­mum de capa­ci­té numé­rique, un bon PC est donc for­te­ment recom­man­dé.

Un dif­fu­seurs de vidéo en ligne : You­tube ou Face­book ou Twitch ou équi­valent tel que notre bon vieux Dai­ly­mo­tion. Tout dépend de vos habi­tudes humaines. A noter que Twitch est très sélec­tif et demande une cer­taine acti­vi­té pour faire un stream en haute qua­li­té donc.. ne sera pas la bonne option pour vous. You­tube ou Dai­ly­mo­tion sont alors les deux meilleurs can­di­dats pour un maxi­mum de sim­pli­ci­té.

Voi­la, avec tout cela, vous pou­vez pas­ser à l'aire des confé­rences en ligne et savoir com­ment vous lan­cer !

Les avan­tages de cette solu­tion : pro­fes­sion­nelle, offre le plus d'option de pré­sen­ta­tion après un lourd cap tech­nique à sur­mon­ter. Les vidéos sont mises sur l’hébergeur direc­te­ment et donc peu d'effort à faire après la confé­rence. Demande une équipe tech­nique et un peu plus de maté­riel mais rend l'ensemble plus acces­sible au grand public.

Les liens vers toutes les technos que je cite :

Je ne cite pas tout dans l'article juste des solu­tions simples et connues que je résume ici.

Pour créer des réunions de groupes : Zoom /​ Dis­cord /​ Teams

Pour enre­gis­trer les flux vidéo de votre PC : OBS stu­dio, avec le tutos ici.

Pour dif­fu­ser le stream : You­tube /​ Dai­ly­mo­tion /​ Face­book

Mer­ci aux relec­teurs de la semaine : Guillaume Devailly, Zazo0o et Yoann M (deux de mes trois admins pré­fé­rés hihi­hi).

Ps : je le jure, la cap­ture d'écran sous mac ne vient pas de mon ordi­na­teur.

Des bisous !